INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
1. Preambolo - Chi siamo
Il Regolamento (EU) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche relativamente al trattamento dei dati personali e alla libera circolazione di tali dati, denominato Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (qui di seguito “RGPD”) stabilisce l’ambito giuridico applicabile ai diversi trattamenti dei dati personali.
Il RGPD aumenta i diritti e gli obblighi dei titolari del trattamento, dei subappaltatori, delle persone interessate e dei destinatari dei dati. In particolare impone che le persone interessate siano informate dei loro diritti in maniera concisa, trasparente, comprensibile e facilmente accessibile.
Nell’ambito della sua attività BRIDOR SAS, con sede centrale alla ZA Olivet 35530 Servon sur Vilaine, registrata presso il RCS di Rennes con il numero 491 668 893 (qui di seguito “la Società”) e titolare del trattamento, impiega i dati personali per le finalità descritte qui di seguito.
Per una corretta comprensione della presente informativa, si precisano le seguenti definizioni:
- “candidati”: persone fisiche candidate a un impiego presso la Società, le imprese interessate del Gruppo Le Duff o le società che gestiscono gli stabilimenti sotto l’Insegna del Gruppo Le Duff (affiliati);
- “titolare del trattamento”: persona fisica o morale che determina le finalità e i mezzi impiegati per il trattamento dei dati personali definiti nella presente informativa. A tale proposito, il titolare del trattamento è la Società;
- “subappaltatore”: persona fisica o morale che tratta i dati personali per conto del titolare del trattamento. In pratica si tratta di prestatori di servizi con cui la Società lavora e che intervengono sui dati personali da essa trattati;
- “persone interessate”: designa le persone che possono essere identificate, direttamente o indirettamente. Nel presente caso sono definite “candidati”;
- “destinatari”: designa le persone fisiche o morali che ricevono la comunicazione dei dati personali. I destinatari dei dati possono quindi essere sia dei destinatari interni sia degli enti esterni.
2. Oggetto
Per soddisfare le sue esigenze, la Società realizza e gestisce il trattamento dei dati personali relativo ai candidati a impieghi presso la Società, le imprese interessate del Gruppo Le Duff o le società che gestiscono gli stabilimenti sotto l’Insegna del Gruppo Le Duff (affiliati).
La presente informativa ha lo scopo di soddisfare l’obbligo di informazione a carico della Società e quindi di formalizzare i diritti e gli obblighi dei candidati relativamente al trattamento dei loro dati personali.
Il trattamento dei dati personali può essere gestito direttamente dalla Società o tramite un subappaltatore da questa appositamente selezionato.
Tale informativa è indipendente da qualsivoglia altro documento che possa applicarsi nell’ambito del rapporto contrattuale tra la Società e i candidati (cookie, contratti commerciali o partenariati, ecc.).
3. Principi generali e impegno
Il trattamento dei dati dei candidati viene effettuato dalla Società esclusivamente se si tratta di dati personali raccolti da o per i nostri uffici oppure per le succursali e gli affiliati delle marche del Gruppo Le Duff o trattati in relazione alle offerte di lavoro di tali imprese.
I candidati saranno informati di ogni nuova finalità, modifica o cancellazione di una finalità esistente.
4. Dati raccolti
DATI RACCOLTI E TRATTATI:
- Identificazione: cognomi/ nomi/ appellativo/ funzione
- Coordinate: telefono/ indirizzo e-mail/ indirizzo postale
- Vita professionale: formazione/ esperienze professionali/ diploma/ riconoscimenti/ resoconto del colloquio/ nome delle società che hanno assunto il candidato/ informazioni sul percorso professionale e informazioni comunicate dal candidato nel CV e nella lettera di accompagnamento rivolta alla Società
- Fotografia qualora ci venisse accordato tale diritto
Più ampiamente, ogni informazione e dato personale che il candidato comunica spontaneamente nell’ambito della sua candidatura.
5. Origine dei dati
La Società raccoglie i dati dei suoi candidati a partire dai dati forniti dal candidato attraverso le schede o i moduli in formato elettronico da questo compilati.
BRIDOR SAS informa i candidati del fatto che potrà anche arricchire il loro profilo con altre informazioni che li riguardano, ovvero con informazioni raccolte (i) nel corso degli scambi con i candidati, siano essi scritti, telefonici o colloqui di persona, e (ii) dai social network professionali o da qualsivoglia altra fonte di informazioni pubblica, qualora tali dati siano utili alla gestione della candidatura.
6. Finalità del trattamento
Tali informazioni sono l’oggetto di un trattamento informatico volto alla gestione della sua candidatura. I dati potranno anche essere inseriti in una raccolta di CV, che all’occorrenza permetterà a BRIDOR SAS di proporre al candidato altre offerte di lavoro.
Per facilitare l’assunzione di personale esterno e interno, BRIDOR SAS fa ricorso al software DigitalRecruiters, edito dalla società BANKESS, che permette di pubblicare offerte di lavoro, di raccogliere candidature e di gestirle.
BRIDOR SAS agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati personali comunicati e BANKESS agisce in qualità di subappaltatore. Tenuto conto della sua finalità, ovvero trattare i dati personali dei candidati che rispondono alle offerte di lavoro e aggiungere i dati dei candidati alla raccolta di CV di BRIDOR SAS, il trattamento dei dati è necessario per il perseguimento degli interessi legittimi di BRIDOR SAS, ovvero la gestione dei suoi processi di assunzione e l’applicazione di misure precontrattuali che possono sussistere tra BRIDOR SAS e i candidati che rispondono alle offerte di lavoro.
7. Base legale
Tenuto conto della sua finalità, ovvero trattare i dati personali dei candidati che rispondono alle offerte di lavoro e aggiungere i dati dei candidati alla raccolta di CV di BRIDOR SAS, il trattamento dei dati è necessario per il perseguimento degli interessi legittimi di BRIDOR SAS, ovvero la gestione dei suoi processi di assunzione e l’applicazione di misure precontrattuali che possono sussistere tra BRIDOR SAS e i candidati che rispondono alle offerte di lavoro.
I trattamenti descritti nella presente informativa sono necessari all'applicazione di misure precontrattuali stabilite su richiesta del candidato.
8. Destinatari dei dati
Questi dati sono conservati in Francia e saranno trasmessi al personale incaricato delle assunzioni presso BRIDOR SAS al fine di permettere loro di studiare la candidatura del candidato.Le risposte inserite nei campi contrassegnati da un asterisco sono obbligatorie e la mancata risposta potrebbe compromettere il trattamento della candidatura. Le altre risposte sono facoltative e senza conseguenze per l’analisi del fascicolo del candidato.
La Società si assicura che i dati siano accessibili esclusivamente ai destinatari interni o esterni all’azienda autorizzati, ovvero:
- a seconda dei casi: esponenti aziendali e dipendenti della Società, delle imprese del Gruppo Le Duff, delle società che gestiscono gli stabilimenti sotto l’Insegna del Gruppo Le Duff (affiliati);
- se necessario: dipendenti dei prestatori di servizi tecnici della Società che partecipano al corretto funzionamento del sito Internet “recrutement.groupeleduff.com” (ad esempio il servizio di traduzione, la società di servizi informatici, la riprografia, ecc.);
- gli uffici di controllo;
- gli enti pubblici, esclusivamente per rispondere agli obblighi legali della Società, gli agenti di polizia, gli ufficiali ministeriali;
- la direzione della comunicazione della Società;
- la direzione informatica della Società.
Fatta salvo la comunicazione alle persone sopra indicate, i dati personali non saranno l’oggetto di comunicazioni, cessioni, prestito o scambio a vantaggio di terzi.
In qualità di subappaltatore di BRIDOR SAS, la società BANKESS è autorizzata ad accedere ai dati personali dei candidati qualora ciò fosse necessario, in particolare nell’ambito delle sue missioni amministrative e di manutenzione del sito per le assunzioni della Società e dello strumento di gestione delle candidature, ma non può comunicare tali dati ai propri subappaltatori senza previo accordo da parte della Società. BANKESS potrebbe dover trasmettere i dati personali dei candidati a un’autorità giudiziaria, su richiesta di quest’ultima.
9. Trasferimento dei dati personali
Qualora un candidato desiderasse riempire una scheda di candidatura per una funzione in un paese al di fuori dell’Unione Europea, la Società potrebbe dover trasferire i dati personali raccolti a destinatari (nel senso definito dall’articolo 9) con sede in tale paese, se necessario nell’ambito dell’analisi di tale fascicolo.
Quando il paese in questione non dispone di una decisione di adeguatezza (il che significa che danno ai dati personali un livello di protezione equivalente a quello in vigore sul territorio dell’Unione Europea), la Società si assicura, per quanto possibile, che il trasferimento sia regolamentato da una delle seguenti misure di garanzia adeguate:
- clausole contrattuali standard approvate dalla CNIL;
- la nostra adesione a un codice etico approvato in vigore;
- il rispetto di un meccanismo di certificazione rilasciato da un ente riconosciuto;
- regole aziendali vincolanti approvate dalla CNIL.
QUALORA TALI MISURE NON POTESSERO ESSERE APPLICATE, IL CANDIDATO SARÀ INFORMATO DI CIÒ CHE IMPLICA IL TRASFERIMENTO E DEGLI ELEVATI RISCHI POTENZIALI DI VIOLAZIONE DEI SUOI DATI PERSONALI (PERDITA DELLA DISPONIBILITÀ, DELL’INTEGRITÀ O DELLA RISERVATEZZA DEI DATI PERSONALI, IN MANIERA ACCIDENTALE O ILLECITA): IL CANDIDATO ACCONSENTE QUINDI ESPRESSAMENTE A TALE TRASFERIMENTO.
10. Durata della conservazione
La durata della conservazione dei dati è definita dalla Società in relazione ai suoi obblighi legali e contrattuali.
I dati saranno conservati per un massimo di un (1) anno dopo la loro raccolta.
Tuttavia, i dati che permettono di stabilire la prova di un diritto o di un contratto, che devono essere conservati nel rispetto di un obbligo di legge, saranno conservati per il tempo previsto dalla normativa in vigore.
Al termine della durata della conservazione definita per ciascuna delle categorie di dati personali trattati, e fatte salve le disposizioni che consentono un’archiviazione strettamente indispensabile all’applicazione di un diritto e alla giustificazione di tale diritto per i termini di prescrizione applicabili o in virtù degli obblighi legali a cui è sottoposta la Società, la Società:
- distruggerà i dati a carattere personale oppure
- conserverà tali dati personali in una forma anonima irreversibile, in modo che tali dati non costituiscano più dei dati personali ai sensi della normativa applicabile.
Si ricorda ai candidati che la cancellazione o l’anonimizzazione sono delle operazioni irreversibili e che, in seguito, la Società non sarà più in grado di ripristinarli.
11. Diritto di accesso
I candidati dispongono tradizionalmente di un diritto a chiedere alla Società la conferma che i dati che li riguardano siano stati trattati o meno.
I candidati dispongono inoltre di un diritto di accesso, subordinato al rispetto delle seguenti regole:
- la richiesta deve essere effettuata dalla persona interessata e deve essere accompagnata dalla copia di un documento d’identità valido;
- la richiesta deve essere inviata per iscritto al seguente indirizzo: Référent Données Personnelles – Groupe LE DUFF – 52 avenue du Canada 35200 RENNES o all’indirizzo e-mail: vosdonneespersonnelles@groupeleduff.com
I candidati hanno il diritto di chiedere una copia dei loro dati personali che sono l’oggetto del trattamento presso la Società. Tuttavia, in caso di richiesta di una copia supplementare, la Società potrà esigere la presa a carico di tale costo da parte dei candidati.
Se i candidati presentano la loro richiesta di una copia dei dati tramite posta elettronica, le informazioni richieste saranno fornite in un formato elettronico di uso comune, salvo in caso di richiesta contraria.
I candidati sono informati del fatto che tale diritto di accesso non può vertere su informazioni o dati riservati oppure per i quali la legge non autorizza la comunicazione.
12. Aggiornamento e rettifica
Tale diritto viene esercitato presso l’interlocutore abituale del candidato, altrimenti presso la direzione incaricata della comunicazione della Società.
Al fine di permettere un aggiornamento regolare dei dati personali raccolti dalla Società, questa potrà sollecitare i candidati che potranno rispondere alle sue richieste.
La Società non potrà essere accusata di non avere aggiornato i dati se ciò non viene fatto dal candidato.
13. Diritto alla cancellazione
Il diritto alla cancellazione dei candidati non sarà applicabile nel caso in cui il trattamento venisse applicato per rispondere a un obbligo di legge.
Al di fuori di tale situazione i candidati potranno richiedere la cancellazione dei loro dati nei seguenti casi:
- quando i dati personali non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti o trattati;
- quando la persona in questione revoca l’assenso su cui si fonda il trattamento e non esiste più alcun fondamento giuridico al trattamento;
- quando la persona in questione si oppone a un trattamento necessario per interessi legittimi perseguiti dalla Società e non esiste un motivo legittimo imperativo per il trattamento;
- quando la persona in questione si oppone a un trattamento dei dati personali per fini di prospezione, profiling incluso;
- quando i dati personali sono l’oggetto di un trattamento illecito.
14. Diritto alla limitazione
I candidati vengono informati del fatto che tale diritto non si applica nel caso in cui il trattamento operato dalla Società sia lecito e tutti i dati personali raccolti siano necessari all’esecuzione del contratto commerciale.
15. Diritto alla portabilità
La Società dà seguito alla portabilità dei dati nel caso particolare di dati comunicati dai candidati stessi su servizi online proposti dalla Società e per finalità che si basano esclusivamente sul consenso personale. In tal caso i dati saranno comunicati in un formato strutturato, di uso corrente e leggibile da una macchina.
16. Decisione individuale automatizzata
La Società non prende decisioni individuali automatizzate.
17. Diritto post mortem
I candidati sono informati del fatto che dispongono del diritto di introdurre delle direttive relative alla conservazione, cancellazione e comunicazione dei loro dati post mortem. La comunicazione delle direttive specifiche post mortem e l’esercizio dei loro diritti si effettuano:
- indirizzando un’e-mail all’indirizzo: vosdonneespersonnelles@groupeleduff.com
- oppure indirizzando una lettera al seguente indirizzo: Référent Données Personnelles – Groupe LE DUFF – 52 avenue du Canada 35200 RENNES, accompagnata da una copia firmata di un documento d’identità.
18. Giustificazione - Esercizio manifestamente eccessivo dei propri diritti
Per tutti i diritti menzionati di cui usufruisce il candidato e come previsto dalla normativa sulla privacy, la informiamo che si tratta di diritti di natura individuale, che possono essere esercitati esclusivamente dalla persona in questione relativamente ai propri dati personali. Per rispondere a tale obbligo verifichiamo l’identità della persona in questione.
Si ricorda che se le richieste della persona interessata sono chiaramente infondate o eccessive, in particolare per via del loro carattere ripetitivo, la Società potrà:
- esigere il pagamento di spese ragionevoli che tengano conto dei costi amministrativi sostenuti per fornire le informazioni, effettuare le comunicazioni o prendere le misure richieste; oppure
- rifiutarsi di dare seguito a tali richieste.
19. Carattere facoltativo oppure obbligatorio delle risposte
I candidati vengono informati del fatto che, su ogni modulo per la raccolta dei dati personali, le risposte obbligatorie o facoltative sono riconoscibili dalla presenza di un asterisco.
Nel caso in cui le risposte fossero obbligatorie, la Società spiegherà ai candidati le conseguenze dell’assenza di una risposta.
20. Diritto d’uso
La Società riceve dai candidati un diritto d’uso e di trattamento dei loro dati personali per le finalità sopra descritte.
21. Esternalizzazione
La Società informa i candidati che potrà fare intervenire un subappaltatore di sua scelta nell’ambito del trattamento dei loro dati personali.
In tal caso la Società garantisce il rispetto, da parte del subappaltatore, degli obblighi indicati nel RGPD.
La Società si impegna a sottoscrivere con tutti i suoi subappaltatori un contratto scritto e a imporre ai subappaltatori i medesimi obblighi da lei rispettati in materia di protezione dei dati. Inoltre la Società si riserva il diritto di svolgere un controllo presso i suoi subappaltatori per garantirsi del rispetto delle disposizioni del RGPD.
22. Sicurezza
La Società definisce e applica le misure tecniche per la sicurezza, fisica o elettronica, che ritiene adeguate per contrastare la distruzione, la perdita, l’alterazione o la divulgazione non autorizzata dei dati in maniera accidentale o illecita.
Tra tali misure figurano principalmente:
- l’impiego di misure di sicurezza per l’accesso ai locali (chiusura degli uffici, badge, ecc.);
- la sicurezza dell’accesso alle nostre postazioni informatiche e ai nostri smartphone (codice d’accesso modificato regolarmente);
- login e password per tutte le nostre applicazioni aziendali;
- la gestione delle autorizzazioni per l’accesso ai dati (specificità per i nostri uffici finanziario, contabile e per la comunicazione);
- VPN nell’ambito delle connessioni a distanza;
- password complessa e modificata regolarmente per la nostra rete Wi-Fi.
Per questo la Società può farsi assistere da terzi di sua scelta per procedere, alla frequenza che riterrà necessaria, a dei controlli dei punti deboli o a dei test di intrusione.
A ogni modo la Società si impegna, in caso di cambio dei mezzi per la sicurezza e la riservatezza dei dati personali, a sostituirli con mezzi più performanti. Nessun cambiamento potrà portare a un regresso a livello della sicurezza.
Qualora una parte o l’integrità di un trattamento dei dati personali fosse affidata a un subappaltatore, la Società si impegna a imporre contrattualmente ai suoi subappaltatori delle garanzie di sicurezza tramite misure tecniche di protezione di tali dati e mezzi umani adeguati.
23. Violazione dei dati
In caso di violazione dei dati personali la Società si impegna a notificare alla CNIL le condizioni previste dal RGPD.
Se detta violazione implica un rischio elevato per i candidati e i dati non sono stati protetti, la Società:
- ne informerà i candidati in questione;
- comunicherà ai candidati in questione le informazioni e le raccomandazioni necessarie.
24. Registro dei trattamenti
La Società dispone di un registro dei trattamenti del titolare.
25. Diritto a presentare un reclamo alla CNIL
I candidati riguardati dal trattamento dei loro dati personali vengono informati del loro diritto a presentare un ricorso presso un’autorità di vigilanza, in questo caso la CNIL in Francia, se ritengono che il trattamento dei loro dati personali non sia conforme alla normativa europea sulla privacy, scrivendo al seguente indirizzo:
CNIL – Service des plaintes:
3, place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07 – France
Tel.: 01 53 73 22 22
26. Modifiche
La presente informativa può essere modificata o corretta in qualsiasi momento in caso di evoluzione della normativa, delle decisioni e raccomandazioni della CNIL o degli usi.
Le nuove versioni della presente informativa saranno portate alla conoscenza dei candidati secondo i mezzi scelti dalla Società, incluso il formato elettronico (ad esempio pubblicazione via e-mail oppure online).
27. Per maggiori informazioni
Per maggiori informazioni contattare il nostro responsabile della protezione dei dati al seguente indirizzo e-mail: vosdonneespersonnelles@groupeleduff.com
Per ulteriori informazioni di ordine generale relative alla protezione dei dati personali consultare il sito della CNIL www.cnil.fr